De vergadering die mijn dag verpest

Vergaderen: Sommigen kunnen niet zonder, anderen hebben er vooral last van. Hoe komt dat toch?

 

Een vergadering die je dag verpest komt overal voor in bedrijven waar twee dagindelingen samenkomen: die van de makers en die van de overleggers.

 

Dagindelingen

De dagindeling van overleggers is grofweg zo: de dag bestaat uit acht blokken van een uur. Natuurlijk kun je een blok van meerdere uren nemen, maar meestal doe je elk uur wat anders. Outlook en iCal zijn hier ook helemaal op ingericht.

Wanneer je met iemand wil overleggen is dat vooral een praktisch probleem: even samen kijken welk uurtje aan beide kanten vrij is.

De meeste managers en andere mensen hoger in de organisatie gebruiken deze uur-bij-uur dagindeling.

Echter er is een andere manier om met de dag om te gaan. Deze dagindeling wordt gebruikt door mensen die dingen maken, zoals ontwikkelaars en ontwerpers. Zij delen een dag op in slechts twee blokken: de ochtend is één blok en de middag is het andere blok. Een ontwerp of programma maken lukt namelijk niet in blokken van een uurtje. Na een uurtje ben je net lekker op gang gekomen.

 

Een vergadering is een ramp

Als je een maker bent, dan is een vergadering een ramp. Een vergadering kan een halve dag vernaggelen omdat deze het halve-dag-blok in twee stukken hakt die te klein zijn om nog wat zinnigs te doen.

Bovendien zorgt die vergadering dat je hoofd niet leeg is. Je hebt die dag twee verschillende zaken aan je hoofd. Een leeg hoofd is echter essentieel voor het denken in complexe structuren en goede oplossingen verzinnen. Dit klinkt misschien overgevoelig, maar je hebt vast zelf ook wel eens het “heerlijk doorwerken” gevoel gehad op een stille dag. Voor een maker geldt dat in het kwadraat.

 

Botsende schema’s

Op zich is er niets mis met beide werkschema’s. Problemen ontstaan wanneer de twee werkschema’s met elkaar botsen. Omdat mensen hoger in organisatie met het uurgebaseerde overleggers-schema werken, kunnen zij er ongewild voor zorgen dat iedereen volgens dat schema gaat werken. Met grote gevolgen voor de productiviteit.

 

Scrum biedt een oplossing

In mijn vakgebied, software-ontwikkeling, is dit al ruim 10 jaar opgelost. In onze werkmethode, Scrum, zijn vergaderingen extreem streng gereguleerd. We werken in een ritme van twee weken (“de sprint”), waarin slechts twee dagen zijn voor overleg:

• maandagochtend: Refinement.
• donderdag om de week: Sprintreview, -planning, Retrospective en developercommunities.
• elke ochtend 15 min: Daily Scrum standup waarin iedereen even vertelt wat hij die dag wil gaan realiseren.

That’s it. Geen verdere meetings. Nada.

Het resultaat is *acht* 100% productieve dagen per sprint van twee weken. En dat werkt heerlijk. Samen met je teamgenoten kun je ongestoord werken aan één doel, de sprint. Meters maken!

 

Was jij je bewust van de twee systemen voor dagindeling?

 

Deze blog verscheen eerder op het intranet van Alliander.